pik

7. Hubungan

7.1. Hubungan Internal

Hubungan antar departemen dalam organisasi yang
menggunakan layanan komputer, supaya diperoleh
lingkungan yang koperatif.

• Metode

1. Meeting Pemakai
2. Kontak Formal
3. Kontak Informal

• Area Masalah
Sebagian besar masalah muncul karena tidak
memadainya sistem/prosedur. Hal ini perlu
mendapatkan perhatian dari disain sistem (melalui
komunikasi formal). Masalah prosedur karena :
- staf tidak memahami dokumentasi
- dokumentasi yang tidak baik

• Terminologi

Perlu adanya standardisasi !!!!!!!!!!


7.2. Hubungan Eksternal

• Pemasok

Perhatikan tanggapannya terhadap setiap pertanyaan
ataupun klaim tertentu.

• Operator Luar

1. Posisi
2. Syarat referensi, tanggung jawab, batasan
kewenangan harus jelas ( dalam kontrak ).
3. Terminologi lokal harus jelas
4. Dokumentasi pekerjaan mereka.

• Auditor
• Pihak Asuransi
• Klien

9 Perlu kontrak tertulis mengenai layanan yang
diberikan, kerperluan pekerjaan, kondisi/syarat
khusus, biaya dsb.
9 Lihat, Code of Good Practice dari British Computer
Society.
8. Dokumentasi

8.1. Keperluan Dokumentasi

• Sifat Dokumentasi :
1. internal, di dalam departemen operasi
2. eksternal, antar departemen lainnya

• Manfaat
- memudahkan kontinuitas operasional
- memduahkan dan memformalisasikan komunikasi
pada semua tingkatan.
- mengukur kemajuan kinerja personael
- dokumentasi yang baik menghasilkan :

* kelengkapan
* kejelasan
* keakuratan

• Tujuan Dokumentasi

1. Arus komunikasi, memiliki arah :
- ke bawah, untuk instruksi
- ke atas, untuk laporan
- lateral, untuk saran

2. Untuk memberi informasi, dengan aliran :
- ke departemen pemakai
- ke area pemrosesan data lain
- di dalam departemen operasi

3. Untuk identifikasi
4. Untuk menetapkan prosedur dan standart
Bentuk dokumentasi : flowchart, tabel, form tick-
list, naratif, dll.
5. Untuk mencatat, bagian dari pemonitoran.
6. Untuk Instruksi

• Prinsip Dokumentasi
1. Metode, perlu diperhatikan :
- Penanggung jawab perpustakaan, mencakup :
* pemeliharaan catatan perpustakaan
* keamanan dokumentasi
* menjaga salinan tetap uptodate
* wewenang pengeluaran dokumentasi
- Pembuat/penghasil dokumentasi
- Waktu pembuatan
- Sirkulasi, pendistribusian dokumen
- Pemeliharaan, pemutakhiran dokumen
- Kesadaran
- Aksebilitas
2. Jumlah dokumentasi, perlu dipertimbangkan
jumlah yang memadai namun tidak terlalu banyak.

3. Kesederhanaan
4. Desain form
- Umum, perlu dipertimbangkan :
* penyimpanan informasi (duplikasi)
* waktu penggunaan form
* petugas pengisi form
* kegunaan form
* pentingnya kegunaan form tersebut
* cara lain untuk mencapai kegunaan
* perubahan form
* pengisian dan penyimpanan form
- Huruf, layout, warna, referensi dan
identifikasi.

8.2. Dokumentasi Intruksional

• Tujuan, menjaga staf selalu mengetahui prosedur
yang akan diikuti guna mengefektifkan jalannya
organisasi dan memaksimalkan pemrosesan data :
- jenis dan format manual
- tanggung jawab melakukan komposisi dan
pemeliharaan
- distribusi

• Cakupan, manual mencakup :
- Organisasi dan administrasi (Manual Manajemen)
- Prosedur klerikal oleh semua fungsi
- Manual H/W, yang digunakan oleh :
- Konversi data
- perpustakaan media
- pemrosesan komputer
- pemrosesan output
- kontrol teleprocessing

- Manul sistem, S/W dan Aplikasi, digunakan oleh :
pemrosesan komputer/kontrol teleprocessing.

- Rincian manual dalam : notice pemakai, notice
teknis maupun notice operasi.


• Manual Manajemen Operasi (OMM)
1. Organisasi (Bag 1 ), akan mendeskripsikan :
- layanan komputer
- aplikasi pemakai utama
- fasilitas H/W, S/W
- pengaturan staf/organisasi
- pengendalian : administrasi, sandi keamanan,
fasilitas lain.


2. Spesifikasi Pekerjaan ( Bag. 2), catatan tugas.
3. Prosedur lokal ( Bag. 3), dapat digunakan
flowchart, tabel keputusan atau form tick-list
4. Direktori Form Internal ( Bag. 4), berupa
appendiks.


• Manual Operasi (OM, Operation Manual)
1. Tujuan, memberi tahu departemen operasi tentang
sistem yang akan digunakan.
2. Cakupan, merupakan komunikasi formal dari
rincian sistem.
3. Penggunaan
4. Salinan
5. Ceck List
6. Sub-Set

• Instruksi Pengoperasian Sementara, manual operasi
untuk aplikasi yang sedang dikembangkan.

• Manual Hardware, diberikan oleh pemasok.

• Manual Sistem Pengoperasian, dari pemasok
seperti manual software (OS). .

• Manual Software
Salianan terbatas ( bag. perencanaan, kontrol data dan
ruang komputer). Manual ini juga berisi informasi
yang berkaitan dengan : subroutine, makro dan
software khsusus.

8.3. Notice Pemakai ( UN, User Notice)
Informasi bagi pemakai mengenai fasilitas operasi
yang ada.
8.4. Maklumat Teknis (TN, Technical Notice)
Menyampaikan intstruksi teknis.
8.5. Maklumat Operasi (ON, Operation Notice)
Untuk informasi umum, administrasi dan semi
teknis dalam departemen operasi.

Ketiga notice di atas harus memperhatikan :
• Tanggung jawab, oleh manajemen operasi (staff
yang ditunjuk)
• Format : tata letak dan isi, seperti : nomor,
tanggal, kewenangan, sifat (tetap/sementara),
periode lakunya, sirkulasi, informasi lain (
informasi perubahan, efek, tindakan akan diambil.

• Metode Penggunaan : waktu pengeluaran,
verifikasi, sirkulasi, penarikan kembali,
pengarsipan.
9. Perencanaan

9.1. Tujuan

Mendiskripsikan jenis rencana supaya operasi
berjalan efisien.


9.2. Tingkat Perencanaan
• Perencanaan Strategis
• Perencanaan Taktis
• Perencanaan Operasional

9.2.1. Perencanaan Strategis
• Berkaitan dengan keseluruhan tujuan perusahaan
• Bersifat jangka panjang (beberapa tahun)
• Menjadi tanggungjawab manajemen senior.
Melibatkan manajer DP, dan Manajer Operasi harus
mengetahuinya.
• Manajer Operasi harus :
- Berpartisipasi dalam perencanaan jangka panjang
- Mempunyai waktu yang cukup untuk menjaga
keuptodate-nya dengan pengembangan teknis.
- Menyepakati rencana jangka menengah ( 1 - 5
tahun dengan manajer DP.

9.2.2. Perencanaan Taktis

• Berkaitan dengan penggunaan sumber daya secara
efektif guna mencapai rencana strategis.
• Bersifat jangka menengah ( beberapa bulan )
• Menjadi tanggung jawab manajemen menengah.
• Manejer Operasi harus :
- Bekerja sama dengan supervisor untuk
membahas rencana jangka menengah.
- Menyepakatinya
• Supervisor harus :
- Berpartisipasi
- Menjaga pemutakhiran rencana tersebut
- Berkonsultasi mengenai design sistem
- Meninjau pemasok dan produknya


9.2.3. Perencanaan Operasional

• Berkaitan dengan pelaksanaan tugas tertentu yang
ditetapkan oleh rencana taktis.
• Bersifat jangka pendek (mingguan/harian)
• Menjadi tanggung jawab menajemen yunior
(supervisor) untuk 1 - 13 minggu dalam area masing-
masing.
10. Pengontrolan

• Dibagi menjadi :
• Kontrol Input :
¾ Penerimaan data
¾ konversi data

• Kontrol Data :
¾ penerimaan pekerjaan
¾ perakitan pekerjaan
¾ pemisahan pekerjaan

• Kontrol Ouput :
¾ pemrosesan output
¾ pendistribusian ouput

10.1. Tinjauan Pengontrolan
• Gambaran
Tujuan, mengarahkan aktifitas menuju tercapai tujuan
yang telah ditetapkan. Jenis : kontrol manajemen, kontrol
operasional, kontrol prosedur, kontrol kinerja dan
kontrol data.
• Perlu dipertimbangkan tingkat kontrol yang tepat,
pemeliharaan keseimbangan antara resiko, kebutuhan
kontrol dan biaya sistem kontrol.

• Pola Pekerjaan.
Perlu perhatian pekerjaan-pekerjaan di luar kontrol
seperti waktu lembur, pergantian shift, dll.

• Area Kontrol Umum
; Perlengkapan
; Akunting
; Penjadawalan
; Pemonitoran Kinerja
; Kemanan
; Kualitas, mencakup :
¾ Media
¾ Data
¾ Proses Kerja
¾ Hasil (output)

• Siklus Kontrol Operasi
Dilakukan sesuai alur kerja yang ada dari pemasukan
data, proses dan penyampaian. Aliran datanya biasa
disebut OSC (Operatioan Sevice Cycle, siklus
layanan operasi).

10.2. Kontrol Input

• Penetapan

; Kontrol Input, mencakup : penerimaan data
mentah, pengecekan dan pengubahan untuk dapat
dibaca oleh komputer
; Data Mentah, seperti dokumen manual
; Keperluan Kontrol, untuk :
- menghasilkan data akurat
- data dapat digunakan tepat waktu

• Pengorganisasian Kontrol

; Kontrol Keakuratan
Keakuratan dapat dicapai dengan mengatur :
- pencatatan penerimaan dan pengecekan
- pengeditan/perekaman tulisan
- batching/penyeimbangan
- validasi dan koreksi
- keying dan verifikasi
- penanganan media

; Kontrol Pengeluaran
Kedatangan data akurat tergantung :
- interprestasi jadwal
- penilaian muatan kerja
10.3. Kontrol Data

• Tanggung Jawab
- Penggunaan Data
¾ Data input
¾ File data
¾ File Program
- Kontrol Kualitas, sesuai standard
- Kontrol Kemajuan
- Komunikasi antar pihak terkait

• Pengorganisasian

Pengaturan penerimaan pekerjaan dan
perakitan/pemisahan pekerjaan.

10.4. Kontrol Output

• Jenis Output

- stationary, kontinyu
- dokumen pre-printed
- kartu
- mikrofilm
- diagram, grafik dsb
- media magnetis

• Pengorganisasian
• Kontrol Kualitas
• Keperluan System

Perlu adanya manual operasi untuk setiap
aktifitas/pekerjaan (output).
11. Penjadwalan

11.1. Umum

• Penjadwalan ditetapkan sebagai peramalan,
perencanaan dan pemonitoran rangkaian waktu
pekerjaan yang mengalir melalui siklus layanan
operasi.

• Variasi penjadwalan dipengaruhi oleh :
; jumlah kerumitan berdasarkan ukuran instalasi
; kompleksitas muatan kerja

Diagram fungsi penjadwalan dapat dilihat pada
gambar berikut.

• Tujuan
Pekerjaan perlu dijadwal guna :

; Mengurangi timbunan pekerjaan yang terlalu
banyak dan kepadatan dalam pemrosesan
; Membuat efektif penggunaan sumber daya
; Memenuhi keperluan pemakai

• Sifat Jadwal

; fleksibel untuk jadwal ulang bila diperlukan

; berisi informasi yang memadai guna
memungkinkan supervisor bisa menyediakan
sumber daya yang diperlukan

; Siap tersedia, dengan :

¾ Setiap supervisor memiliki salinan sendiri
¾ situasi sentral
¾ televisi closed-circuit

• Tanggung Jawab

Untuk instalasi besar fungsi penjadwalan dapat
ditetapkan sebagai pekerjaan tetap/fulltime. Untuk
instalasi kecil fungsi ini harus ditetapkan secara
jelas sebagai bagian dari tugas anggota dan staf
operasi tertentu (supervisor kontrol data).
Komunikasi dan keterlibatan semua bagian
diperlukan dalam pembuatan jadwal.




• Tahapan

; Peramalan
Mengukur/menaksir muatan kerja departemen
untuk :

- Memproses dan memproduksi output dalam
skala waktu yang telah ditentukan.
- Memastikan pengantaran pekerjaan yang
telah selesai secara tepat.
- Mengestimasi secara tepat tanggal dan waktu
penyelesaian
- Memenuhi permintaan fasilitas komputasi
dengan derajat keakuratan tinggi.

; Perencanaan
Menghasilkan jadwal berkala (harian, mingguan,
dsb) guna :

- Menentukan rangkaian/urutan penyiapan dan
pemrosesan pekerjaan.
- Memutuskan pekerjaan mana yang dapat
dijalankan bersama-sama/pembagian
pekerjaan.
- Menetapkan prioritas untuk memungkinkan
penjadwalan kembali.
- Merencanakan lembur.
; Pemonitoran
Kinerja dan pemanfaatan sumber daya sebenarnya
dicatat guna :
- Membuat peningkatan dalam penggunaan
sumber daya
- Memberikan dasaar pengenaan tarif
- Memonitor Kemajuan
- Mengukur efisiensi
- Memantau Over loading.

• Prinsip Penjadwalan
; Jadwal Tetap
Dapat diterapkan jika setiap pekerjaan menjadi
bagian dari set routine. Selain pekerjaan produktif,
harus juga diperhatikan :
- Pekerjaan khusus (sekali dikerjakan)
- Rerun, pengerjaan kembali pekerjaan karena
terjadinya kesalahan
- Pengembangan dan pemeliharaan
sistem/program
- Perawatan pekerjaan.

; Jadwal Fleksibel
Penjadwalan fleksibel didasarkan pada :
- Waktu yang bisa diterima
- Waktu yang optimum
- deadline
; Konflik dan hambatan (Keterbatasan)
Pemenuhan pemakai yang optimum dengan
kondisi-kondisi pemrosesan (penerimaan,
pemuatan dan efektifitas biaya)

• Tingkatan Penjadwalan

; Jangka Panjang
Penetapan muatan kerja selama jangka waktu
beberapa minggu/lebih. Jadwal ini berkenaan
dengan pekerjaan reguler, pekerjaan produksi dan
penilaian prioritas dipengaruhi oleh frekwensi
permintaan, misal :

- pekerjaan harian - periode akuntansi
- mingguan - tahunan
- bulanan

Harus dipertimbangkan pula hal-hal berikut :

- penggajian mingguan dilaksanakan
berdasarkan pekerjaan harian
- waktu harian maupun hari itu sendiri harus
diperhatikan
- ketergantungan pekerjaan dan pengguanaan
file bisa mempengaruhi prioritas.
; Pemonitoran
Kinerja dan pemanfaatan sumber daya sebenarnya
dicatat guna :
- Membuat peningkatan dalam penggunaan
sumber daya
- Memberikan dasaar pengenaan tarif
- Memonitor Kemajuan
- Mengukur efisiensi
- Memantau Over loading.

• Prinsip Penjadwalan
; Jadwal Tetap
Dapat diterapkan jika setiap pekerjaan menjadi
bagian dari set routine. Selain pekerjaan produktif,
harus juga diperhatikan :
- Pekerjaan khusus (sekali dikerjakan)
- Rerun, pengerjaan kembali pekerjaan karena
terjadinya kesalahan
- Pengembangan dan pemeliharaan
sistem/program
- Perawatan pekerjaan.

; Jadwal Fleksibel
Penjadwalan fleksibel didasarkan pada :
- Waktu yang bisa diterima
- Waktu yang optimum
- deadline
; Konflik dan hambatan (Keterbatasan)
Pemenuhan pemakai yang optimum dengan
kondisi-kondisi pemrosesan (penerimaan,
pemuatan dan efektifitas biaya)

• Tingkatan Penjadwalan

; Jangka Panjang
Penetapan muatan kerja selama jangka waktu
beberapa minggu/lebih. Jadwal ini berkenaan
dengan pekerjaan reguler, pekerjaan produksi dan
penilaian prioritas dipengaruhi oleh frekwensi
permintaan, misal :

- pekerjaan harian - periode akuntansi
- mingguan - tahunan
- bulanan

Harus dipertimbangkan pula hal-hal berikut :

- penggajian mingguan dilaksanakan
berdasarkan pekerjaan harian
- waktu harian maupun hari itu sendiri harus
diperhatikan
- ketergantungan pekerjaan dan pengguanaan
file bisa mempengaruhi prioritas.