Jumat, 18 Juni 2010

9. Perencanaan
9.1. Tujuan
Mendiskripsikan jenis rencana supaya operasi berjalan efisien.
9.2. Tingkat Perencanaan
• Perencanaan Strategis
• Perencanaan Taktis
• Perencanaan Operasional
9.2.1. Perencanaan Strategis
• Berkaitan dengan keseluruhan tujuan perusahaan
• Bersifat jangka panjang (beberapa tahun)
• Menjadi tanggungjawab manajemen senior. Melibatkan manajer DP, dan Manajer Operasi harus mengetahuinya.
• Manajer Operasi harus :
- Berpartisipasi dalam perencanaan jangka panjang
- Mempunyai waktu yang cukup untuk menjaga keuptodate-nya dengan pengembangan teknis.
- Menyepakati rencana jangka menengah ( 1 - 5 tahun dengan manajer DP.
9.2.2. Perencanaan Taktis
• Berkaitan dengan penggunaan sumber daya secara efektif guna mencapai rencana strategis.
• Bersifat jangka menengah ( beberapa bulan )
• Menjadi tanggung jawab manajemen menengah.
• Manejer Operasi harus :
- Bekerja sama dengan supervisor untuk membahas rencana jangka menengah.
- Menyepakatinya
• Supervisor harus :
- Berpartisipasi
- Menjaga pemutakhiran rencana tersebut
- Berkonsultasi mengenai design sistem
- Meninjau pemasok dan produknya
9.2.3. Perencanaan Operasional
• Berkaitan dengan pelaksanaan tugas tertentu yang ditetapkan oleh rencana taktis.
• Bersifat jangka pendek (mingguan/harian)
• Menjadi tanggung jawab menajemen yunior (supervisor) untuk 1 - 13 minggu dalam area masing-masing.
Pengelolaan Instalasi Komputer Hal : 9&10 - 1 A Pengelolaan Instalasi Komputer Hal : 9&10 - 1 B
10. Pengontrolan
• Dibagi menjadi :
• Kontrol Input :
􀂾 Penerimaan data
􀂾 konversi data
• Kontrol Data :
􀂾 penerimaan pekerjaan
􀂾 perakitan pekerjaan
􀂾 pemisahan pekerjaan
• Kontrol Ouput :
􀂾 pemrosesan output
􀂾 pendistribusian ouput
10.1. Tinjauan Pengontrolan
• Gambaran
Tujuan, mengarahkan aktifitas menuju tercapai tujuan yang telah ditetapkan. Jenis : kontrol manajemen, kontrol operasional, kontrol prosedur, kontrol kinerja dan kontrol data.
Sistem Kontrol akan berisi semua fasilitas seperti gambar berikut :
Menyusun (set) standard, norma/persyaratan (keakuratan-frekwensi) ←
← management
↑ system
Mencatat kinerja

Membandingkan kinerja dengan standard

Melaporkan perbedaan/ketidakcocokan

Mengambil tindakan korektif

Merevisi standard (pengalaman/kondisi yangberubah)←
Pengelolaan Instalasi Komputer Hal : 9&10 - 2 A Pengelolaan Instalasi Komputer Hal : 9&10 - 2 B
• Perlu dipertimbangkan tingkat kontrol yang tepat, pemeliharaan keseimbangan antara resiko, kebutuhan kontrol dan biaya sistem kontrol.
• Pola Pekerjaan.
Perlu perhatian pekerjaan-pekerjaan di luar kontrol seperti waktu lembur, pergantian shift, dll.
• Area Kontrol Umum
􀀻 Perlengkapan
􀀻 Akunting
􀀻 Penjadawalan
􀀻 Pemonitoran Kinerja
􀀻 Kemanan
􀀻 Kualitas, mencakup :
􀂾 Media
􀂾 Data
􀂾 Proses Kerja
􀂾 Hasil (output)
• Siklus Kontrol Operasi
Dilakukan sesuai alur kerja yang ada dari pemasukan data, proses dan penyampaian. Aliran datanya biasa disebut OSC (Operatioan Sevice Cycle, siklus layanan operasi).
10.2. Kontrol Input
• Penetapan
􀀻 Kontrol Input, mencakup : penerimaan data mentah, pengecekan dan pengubahan untuk dapat dibaca oleh komputer
􀀻 Data Mentah, seperti dokumen manual
􀀻 Keperluan Kontrol, untuk :
- menghasilkan data akurat
- data dapat digunakan tepat waktu
• Pengorganisasian Kontrol
􀀻 Kontrol Keakuratan
Keakuratan dapat dicapai dengan mengatur :
- pencatatan penerimaan dan pengecekan
- pengeditan/perekaman tulisan
- batching/penyeimbangan
- validasi dan koreksi
- keying dan verifikasi
- penanganan media
􀀻 Kontrol Pengeluaran
Kedatangan data akurat tergantung :
- interprestasi jadwal
- penilaian muatan kerja
Pengelolaan Instalasi Komputer Hal : 9&10 - 3 A Pengelolaan Instalasi Komputer Hal : 9&10 - 3 B
10.3. Kontrol Data
• Tanggung Jawab
- Penggunaan Data
􀂾 Data input
􀂾 File data
􀂾 File Program
- Kontrol Kualitas, sesuai standard
- Kontrol Kemajuan
- Komunikasi antar pihak terkait
• Pengorganisasian
Pengaturan penerimaan pekerjaan dan perakitan/pemisahan pekerjaan.
10.4. Kontrol Output
• Jenis Output
- stationary, kontinyu
- dokumen pre-printed
- kartu
- mikrofilm
- diagram, grafik dsb
- media magnetis
• Pengorganisasian
• Kontrol Kualitas
• Keperluan System
Perlu adanya manual operasi untuk setiap aktifitas/pekerjaan (output).
Pengelolaan Instalasi Komputer Hal : 9&10 - 4 A Pengelolaan Instalasi Komputer Hal : 9&10 - 4 B

11.1. Umum
• Penjadwalan ditetapkan sebagai peramalan, perencanaan dan pemonitoran rangkaian waktu pekerjaan yang mengalir melalui siklus layanan operasi.
• Variasi penjadwalan dipengaruhi oleh :
􀀻 jumlah kerumitan berdasarkan ukuran instalasi
􀀻 kompleksitas muatan kerja
Diagram fungsi penjadwalan dapat dilihat pada gambar berikut.
• Tujuan
Pekerjaan perlu dijadwal guna :
􀀻 Mengurangi timbunan pekerjaan yang terlalu banyak dan kepadatan dalam pemrosesan
􀀻 Membuat efektif penggunaan sumber daya
􀀻 Memenuhi keperluan pemakai
• Sifat Jadwal
􀀻 fleksibel untuk jadwal ulang bila diperlukan
􀀻 berisi informasi yang memadai guna memungkinkan supervisor bisa menyediakan sumber daya yang diperlukan
􀀻 Siap tersedia, dengan :
􀂾 Setiap supervisor memiliki salinan sendiri
􀂾 situasi sentral
􀂾 televisi closed-circuit
• Tanggung Jawab
Untuk instalasi besar fungsi penjadwalan dapat ditetapkan sebagai pekerjaan tetap/fulltime. Untuk instalasi kecil fungsi ini harus ditetapkan secara jelas sebagai bagian dari tugas anggota dan staf operasi tertentu (supervisor kontrol data).
Komunikasi dan keterlibatan semua bagian diperlukan dalam pembuatan jadwal.
• Tahapan
􀀻 Peramalan
Mengukur/menaksir muatan kerja departemen untuk :
- Memproses dan memproduksi output dalam skala waktu yang telah ditentukan.
- Memastikan pengantaran pekerjaan yang telah selesai secara tepat.
- Mengestimasi secara tepat tanggal dan waktu penyelesaian
- Memenuhi permintaan fasilitas komputasi dengan derajat keakuratan tinggi.
􀀻 Perencanaan
Menghasilkan jadwal berkala (harian, mingguan, dsb) guna :
- Menentukan rangkaian/urutan penyiapan dan pemrosesan pekerjaan.
- Memutuskan pekerjaan mana yang dapat dijalankan bersama-sama/pembagian pekerjaan.
- Menetapkan prioritas untuk memungkinkan penjadwalan kembali.
- Merencanakan lembur.
􀀻 Pemonitoran
Kinerja dan pemanfaatan sumber daya sebenarnya dicatat guna :
- Membuat peningkatan dalam penggunaan sumber daya
- Memberikan dasaar pengenaan tarif
- Memonitor Kemajuan
- Mengukur efisiensi
- Memantau Over loading.
• Prinsip Penjadwalan
􀀻 Jadwal Tetap
Dapat diterapkan jika setiap pekerjaan menjadi bagian dari set routine. Selain pekerjaan produktif, harus juga diperhatikan :
- Pekerjaan khusus (sekali dikerjakan)
- Rerun, pengerjaan kembali pekerjaan karena terjadinya kesalahan
- Pengembangan dan pemeliharaan sistem/program
- Perawatan pekerjaan.
􀀻 Jadwal Fleksibel
Penjadwalan fleksibel didasarkan pada :
- Waktu yang bisa diterima
- Waktu yang optimum
- deadline
􀀻 Konflik dan hambatan (Keterbatasan)
Pemenuhan pemakai yang optimum dengan kondisi-kondisi pemrosesan (penerimaan, pemuatan dan efektifitas biaya)
• Tingkatan Penjadwalan
􀀻 Jangka Panjang
Penetapan muatan kerja selama jangka waktu beberapa minggu/lebih. Jadwal ini berkenaan dengan pekerjaan reguler, pekerjaan produksi dan penilaian prioritas dipengaruhi oleh frekwensi permintaan, misal :
- pekerjaan harian - periode akuntansi
- mingguan - tahunan
- bulanan
Harus dipertimbangkan pula hal-hal berikut :
- penggajian mingguan dilaksanakan berdasarkan pekerjaan harian
- waktu harian maupun hari itu sendiri harus diperhatikan
- ketergantungan pekerjaan dan pengguanaan file bisa mempengaruhi prioritas.
􀀻 Jangka Pendek
Jadwal ini disebut juga jadwal run-time akan menetapkan muatan kerja selama 24 jam/harian.
􀀻 Penjadwalan Kembali
Jika ada ketidaktepatan jadwal.
􀀻 Frekwensi Pengeluaran
Sistem penjadwalan dibuat untuk menghindari :
- overloading, sehingga mutu layanan menurun
- underloading, tidak efisien.
• Feedback (Umpan balik)
Catatan perlu dibuat untuk menunjukkan :
- secara tepat waktu input dan output setiap aktifitas.
- durasi pekerjaan
- volume data
- segala kejadian/insiden yang mempengaruhi pekerjaan.
Dokumen yang biasa dipakai : log kontrol data, log kontrol konversi data, log terminal, log insiden, dll.
11.2 . Analisis Pekerjaan
• Tujuan
􀀻 Untuk menentukan berbagai atribut pekerjaan sehingga sumber daya yang diperlukan dapat diketahui.
􀀻 Merupakan syarat awal untuk melakukan analisis sumber daya
􀀻 Analisis pekerjaan didasarkan juga pada manual operasi, muatan kerja dan perubahannya.
• Tahapan Operasional
Untuk menetapkan semua tahapan pemrosesan yang diperlukan oleh setiap pekerjaan dan aktifitas yang akan dijalankan, seperti :
􀀻 penerimaan input
- Sifat data sumber (form, rekaman, OCR, dsb)
- Batching dan tindakan klerikal lainnya.
􀀻 konversi data
- punching dan verifikasi
- pemrosesan offline (sortir, penggabung, dsb)
􀀻 perakitan pekerjaan, parameter, keperluan file dan dokumentasi
􀀻 ruang komputer, validasi, proses utama, editing dan printing
􀀻 kontrol output, pemrosesan offline dan distribusi.
• Volume
Jumlah pekerjaan dalam hubungannya dengan volume fisik untuk setiap tahap :
- input, jumlah dokumen sumber
- pemrosesan, jumlah catatan dan barang konsumsi
- output, salinan dan pembungkus.
• Timing
Untuk menetapkan frekwensi pekerjaan kapan data tersedia dan kapan output diperlukan .
- frekwensi : harian, mingguan, dsb.
- input : waktu kedatangan, jumlah dan sumbernya
- output : waktu diperlukan, pekerjaan khusus/segera.
* Depedensi Pekerjaan
Harus diperhatikan pekerjaan-pekerjaan yang tergantung pada pekerjaan lainnya.
• Kode Prioritas
Dipertimbangkan atas dasar :
􀀻 Kepentingan Perusahaan
􀀻 Deadline
􀀻 Waktu pemrosesan, yang lama didahulukan
􀀻 Waktu pencetakan, yang volume besar diutamakan
􀀻 Ketergantungan, pekerjaan berprioritas tinggi tidak boleh tergantung pada pekerjaan yang berprioritas rendah.
11.3 Analisis Sumber Daya
• Untuk menghitung keperluan sumber daya bagi setiap aktifitas agar dapat dijadwal.
• Berkaitan dengan jumlah waktu dan tenaga untuk setiap pemrosesan. waktu dapat diukur :
- Untuk tugas manual (penerimaan pekerjaan), menurut jam kerja manusia.
- Untuk tugas dengan mesin (pemrosesan komputer), cpu/menit
- Untuk tugas dibantu mesin (konversi data) gabungan kinerja mesin dan manual.
• Sumber daya manusia
Waktu operasi manual diukur menggunakan teknik work-study ( pengalaman operasi sebenarnya/ sebelumnya ) atau dengan estimasi kemudian dilakukan revisi.
• Konversi data
Dengan entri data akan berdasarkan kecepatan penekanan tombol ( tergantung jenis data).
Misal :
􀀻 Rata rata keyin = 8000/jam
􀀻 Diperlukan 2000 form * 60 data = 120.000 data
􀀻 Jadi diperlukan waktu :
- Keyin = 15 jam
- Verifikasi = 15 jam
- Koreksi = 2 jam
- Total = 32 jam
Jika tersedia 10 petugas maka proses tersebut memerlukan waktu 4 jam berikut persiapan dan istirahat.
Penentuan waktu ini harus dibuat menurut peralatan dan sistem yang digunakan.
• Pemrosesan Komputer
􀀻 Pemrosesan batch tergantung peripheral
􀀻 Multiprogramming tergantung core ( sistem inti ) dan prosessor.
Untuk itu perhatikan :
- core/partisi yang ada
- waktu prosessor sentral
- pencadangan/penyimpanan file
- jumlah peralatan input/output (peripheral)
- besarnya overlapping
􀀻 Penentuan jadwal awal dilakukan dengan estimasi oleh analisis sistem waktu design.
Konflik antar pekerjaan yang mungkin :
􀀻 Dua pekerjaan menggunakan file yang sama
􀀻 Dua pekerjaan menggunakan disk yang sama
􀀻 Tidak sumua konfigurasi bisa digunakan untuk menjalankan pekerjaan.
• Output
􀀻 Pemrosesan lebih lanjut :
- pemotongan/penjilidan
- penggandaan
- pengemasan
􀀻 Pengantaran
Distribusi ke pemakai setelah output siap dikirim.
11.4. Metode Penjadwalan
• Mengkorelasikan hasil analisis pekerjaan dan sumber daya.
• Faktor faktor Dasar
1. Keperluan :
Tujuan jadwal ( muatan >< sumber ) :
- Memberikan jadwal yang wajar
- Menunjukkan sumber untuk pekerjaan tambahan
- Mengetahui sumber yang tidak cukup
2. Muatan
􀀻 Keperluan pekerjaan
􀀻 Jumlah pejerjaan
3. Kapasitas
Sumber >< pekerjaan (pemeliharaan)
Dilema
- Jika kaspasitas total diberikan selama pekerjaan, maka tidak ada waktu untuk re-run.
- Jika disediakan, belum tentu dipakai (tidak efisien)
• Pertimbangan lebih lanjut
1. Cakupan jadwal.
Penjadwalan berkaitan dengan semua aspek pemrosesan, dan kelonggaran waktu penjadwalan harus dibuat untuk :
􀀻 Siklus dan volume yang berbeda dalam area yang berbeda ( pekerjaan dientri secara harian untuk pemrosesan komputer mingguan/bulanan).
􀀻 Pengembangan sistem
􀀻 Pekerjaan-pekerjaan tidak reguler/khusus.
􀀻 Kejadian mendadak yang terjadi tanpa adanya tanda-tanda lebih dahulu seperti :
- Kerusakan mesin yang menyebabkan penundaan
- Rerun karena kegagalan sistem, peralatan/operator atau pemakai.
2. Pengalokasian shift
Pengalokasian ini tergantung pada waktu, periode yang tersedia antara keberadaan input dan keperluan output.
- Pekerjaan malam hari dimungkinkan jika staf pendukung tersedia.
- Pekerjaan-pekerjaan yang memerlukan bantuan luar sebaiknya dilakukan siang hari.
3. Deadline
Dalam keadaan darurat pekerjaan rerun harus diproses di tempat cadangan. Diperlukan prosedur deadline seperti menginformasikan keterlambatan pada pihak terkait untuk waktu-waktu tertentu.
4. Kegagalan Pemakai
Harus segera diambil keputusan bila terjadi kegagalan pemakai seperti : keterlembatan pengantaran atau input yeng jelek.
• Metode Pemuatan
1. Pemuatan Rangkaian Pekerjaan
Setiap pekerjaan diplot/disesuaikan menurut load-centre masing-masing (induvidual, kelompok mesin, kelompok operator) pada waktu dan skala waktu tertentu. Metode ini cocok untuk instalasi dengan pekerjaan rutin/reguler.
2. Pemuatan Periode Pengontrolan
Selama periode tertentu dilakukan perbandingan antara muatan dan kapasitas tanpa menetapkan rangkaian pekerjaan mana yang harus dijalankan. Jenis pemuatan ini lebih cocok untuk digunakan dalam instalasi yang muatan kerjanya selalu berubah.
3. Pemesanan Blok
Kapasitas dibagi menjadi blok-blok dengan berbagai ukuran ( waktu ) kemudian setiap pekerjaan diberi blok yang sesuai.
Metode ini cocok untuk pekerjaan produksi yang pekerjaannya dapat diukur secara tepat.
• Penyiapan dan Penampilan Jadwal
Metode penyajian jadwal :
􀀻 Diagram blok
􀀻 Pendaftaran, catatan untuk setiap pekerjaan dan menunjukan :
- nama pekerjaan
- prioritas
- waktu mulai
- waktu selesai
- durasi
Catatan-catatan ini harus disortir, didaftar dan disusun sesuai tingkat kebutuhannya kemudian didistribusikan pada pihak terkait ( jika diperlukan dapat dibuat sub-setnya).
• Multiprogramming
Penjadwalan untuk ini harus dilakukan pencampuran pekerjaan secara seimbang sehingga :
􀀻 Tidak ada program yang memonopoli prosessor sentral sehingga mencegah atau mempersulit operasi peripheral secara bersama-sama
􀀻 Peripheral bisa digunakan dalam waktu sebanyak mungkin
Oleh karenanya pencocokan muatan ke dalam kapasitas melibatkan pelaksanaan :
􀀻 Pertama kali, penjadwalan pekerjaan yang tidak dapat di-multiprogramed
􀀻 Kedua, penjadwalan pekerjaan rutin yang besar
􀀻 Terakhir, penyesuaian atau pengaturan pekerjaan-pekerjaan yang dapat di-multi-programmed, baik dengan atau menurut pekerjaan reguler atau dengan pekerjaan lain.
Metode pendaftaran/pencatatan perlu ditambahkan rincian :
􀀻 Muatan prosesor
􀀻 Muatan peripheral
􀀻 Ukuran program core
􀀻 Rangkaian program
• Penjadwalan Komputer
Dalam instalasi yang besar penjadwalan dapat dilakukan dengan bantuan komputer. Disini diperlukan file master keperluan aplikasi yang berisi informasi seperti yang ditunjukan dalam daftar/catatan jadwal.
Berdasarkan informasi tersebut penggunaan sumber-sumber dapat lebih efisien dengan cara :
􀀻 Secara konstan memonitor penggunaan fasilitas
􀀻 Secara otomatis mengantrikan request yang ditujukan padanya.
􀀻 Mengontrol penggunaan waktu core dan prosesor menurut prioritas.